各学院，机关各部、处、室，各有关直属单位：
为准确、完整、系统地收集、保存学校2019年的文件材料，根据《图书馆VIP档案管理办法》（校办字【2010】121号）有关规定，现就做好归档工作通知如下：
一、归档范围和归档时间：
（一）各学院，机关各部、处、室，各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，2020届学生学业成绩表应在11月底前归档。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。
（四）其它各类文件材料归档时限参照《图书馆VIP档案管理办法》执行。
（五）为保证校内各单位及时完整归档工作，我馆自2019年起实行催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位，我馆将列出具体应归档文件材料，向该单位发出书面催档通知书，要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内，应归文件材料还不能归档的，我馆每2个月一次向该单位发出《催档通知书》，定期提醒该单位及其兼职档案员，直至该单位完成归档工作。
二、质量要求：
（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要脱机归档。
（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以 JPG、 TIF 等格式归档，音频以 WAV、 MP3 等格式归档，视频以 MPG、 MP4、 FLV、 AVI 等格式归档。
三、归档程序：
各归档单位兼职档案员负责统一向档案馆移交文件材料，移交时填写《图书馆VIP档案移交(接收)登记簿》（档案馆主页提供下载），一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。
特此通知。
档案馆
2020年3月30日
