关于印发《图书馆VIP科研档案归档办法》的通知
各院、系、国家实验室，机关各部、处、室：
为认真贯彻《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（科发办字〔2014〕146 号）的精神，结合我校科研档案归档工作实际，学校重新修订了《图书馆VIP科研档案归档办法》,现予印发施行。原《图书馆VIP科研档案归档办法》（校科字[2001]025号）同时废止。
特此通知。
图书馆VIP
二○一四年十二月四日
图书馆VIP科研档案归档办法
第一章 总则
第一条 为加强我校的科研档案工作，规范科研档案归档管理，根据中国科学院《科研课题档案建档规范》、教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等，特制定本办法。
第二条 科研档案作为科学研究活动的真实记录，是重要的信息资源和国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利于查询和开发利用。
第三条 科研档案工作是科研活动的重要环节和科研管理的重要组成部分，要与计划管理、项目（课题）管理和成果管理紧密结合。
第四条 科研工作与科研档案建档工作实行“五同步”管理：
1、下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；
2、检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；
3、验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；
4、上报登记和评审奖励科技成果及科技人员职务评聘、岗位考核与档案部门出具科研项目（课题）归档情况证明同步；
5、项目（课题）结算经费与验收科研文件材料同步。
第二章 科研档案的形成和归档
第五条 科研档案实行科研项目（课题）负责人主持立卷归档的责任制，学校档案馆对项目（课题）组的项目档案立卷归档工作进行业务指导和检查。项目（课题）立项后，特别是重大、重点科研项目，项目（课题）组要指定专人负责科研文件材料的形成、积累和整理工作，汇集不同阶段形成的材料，以保证项目（课题）材料的齐全完整。要重视获得国家和省部级奖励的科研成果的获奖材料整理归档工作。
第六条 由几个单位合作完成的科研项目（课题），按下列原则立卷归档：
1、凡由我校主持的科研项目（课题），由我校项目（课题）负责人收集整理整个项目（课题）的文件材料，包括向合作单位收集其承担的科研工作的文件材料原件或与原件具备同等效力的副本，立卷归档。
2、凡由校外单位主持的科研项目（课题），我校参与该项目（课题）的项目（课题）负责人应将所承担的科研工作的文件材料收集、整理、保留原件或与原件同等效力副本立卷归档。
3、凡由校内几个单位合作开展的科研项目（课题），由承担该项目（课题）主要内容的项目（课题）负责人统一收集、整理所有材料、立卷归档。
4、如项目（课题）科研文件材料涉及合作单位权益的，则应在科研工作展开前以协议、合同或委托书的形式，明确项目（课题）科研文件材料的归属，协作单位应将所承担工作的档案目录提供给主持单位。
第七条 获得与科研项目（课题）预期目标不相符的结果，或因故中断、终止、撤销的科研项目（课题），也应将所形成的全部技术文件材料归档。
第八条 凡归档的文件材料，必须是原件。没有原件的归档复制件必须注明原件归属。归档材料上要注明作者与文件形成日期，字迹清楚，图样清晰，格式统一，留出装订线；文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得用铅笔、圆珠笔或复写纸书写，以利长期保存。
第九条 科研部是学校科研档案归档监督管理单位。科研部应在下达项目（课题）立项通知、检查计划进度、结题验收、奖励评审等环节提出档案归档要求，并协助科研项目（课题）负责人完成档案归档工作。
第十条 科研项目（课题）研究结题时，项目（课题）组必须系统整理该项目（课题）研究过程中形成的全部文件材料及其研制过程中产生的电子文件，归档的材料要认真核对，确保归档材料的齐全完整和系统。重大、重点项目（课题）结题验收前，科研部要会同档案馆对该项目的立卷归档情况进行预验收，档案材料不完整的项目，不能参加正式验收。项目（课题）组将通过验收的项目全部材料移交至科研部。中国科学院实施的各类项目（课题）材料归档时，项目（课题）组必须填写中国科学院科研课题档案归档说明书（从档案馆主页下载），科研课题归档说明书内容和签字手续必须完备。
第十一条 验收通过的科研项目（课题）材料及其电子文件，由科研部在项目（课题）完成后两个月内，统一向档案馆移交。通过验收的项目（课题），由档案馆出具归档证明方能申报奖励。
第十二条 人力资源部把科研项目（课题）档案归档完整率作为相关科技人员的职务评聘、年度考核的重要考核内容，科研项目（课题）文件材料归档不齐全的，由学校档案馆通报人力资源部，作为相关科技人员的考核依据之一。科研项目（课题）文件材料归档齐全完整，整理规范的，学校统一表彰项目（课题）负责人和项目（课题）兼职档案员，授予档案工作先进个人称号。
第三章 科研档案的归档范围
第十三条 科研档案的归档范围包括：
1、科研研究准备阶段：文献调研、综述报告，设计、实验、调查、考察方案等，开题报告与项目论证材料，申请书、批准通知书，任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件，调研报告、研究计划、工作计划、市场预测和应用前景分析报告，批准文件等。
2、科研研究实验阶段：实验任务书、实验大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等各种原始记录、整理记录和综合分析报告，计算文件、数据处理材料，设计文件和图纸、照片、底片、幻灯片、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件，样品、样本等实物的目录，科研项目研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件，阶段研究工作小结等。
3、科研总结鉴定验收阶段：研究报告、研制报告，论文、专著，科研项目工作总结及经费决算材料，工艺技术报告，科技成果验收、鉴定、专家评审文件、鉴定会文件，鉴定证书或视同鉴定证书的文件，经济效益和社会效益证明文件，科研投资情况和经费决算文件，鉴定会文件，开发工作总结，推广应用意见等有关方面的材料等。
4、科研成果申报奖励阶段：科技成果登记表、科技成果报告表及附件、科技成果奖励申报表和审批文件、获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件、专利受理文件和专利证书的原件或影印件等。
5、科研成果推广应用阶段：成果被引用情况材料、国内外学术交流评价意见、国内外同行评议评价意见、市场调查、分析报告、开发和推广应用方案及实施情况、扩大试生产技术文件、设计文件和工艺文件、产品定型鉴定材料（产品说明书、产品质量检验证及产品合格证、装箱单等）、技术转让合同、协议书、同行评议和用户反馈意见、科技成果展览会、产品展销会资料、成果宣传媒体报道材料等。
第四章 附则
第十四条 本办法自公布之日起施行。
第十五条 本办法由校档案馆负责解释。
